Büro 4.0

Als der Begriff „Büro 4.0“ erstmals verwendet wurde, war die Anzahl von „4.0-Begriffen“ mit „Industrie 4.0“ als Pionier noch sehr überschaubar. Inzwischen ist das völlig anders. Wer etwas Neues, Besseres oder Zukünftiges ausdrücken möchte, verwendet gern den Zusatz „4.0“.

In Deutschland arbeiten über 50 % aller Beschäftigten im Büro bzw. sie haben einen Büroarbeitsplatz. Als solcher zählt z. B. auch das Homeoffice oder der Firmenwagen beim Außendienst-Mitarbeiter. Entscheidend ist die geleistete Büroarbeit.

Büro 4.0 steht für das Büro der Zukunft, für die zukünftige Büroarbeitswelt. Und dieses Büro 4.0 ist attraktiv + effizient + gesund. So habe ich die Erwartungen und Wünsche an das Büro der Zukunft in einem Vortrag vor einigen Monaten zusammengefasst. Damit wollte ich zwei Aspekte ausdrücken:

1. Die heutige Büroarbeitswelt (nach der 4.0-Zählweise also das Büro 3.0) ist nicht attraktiv, effizient und gesund. Oder zumindest nicht so, wie sie es sein könnte und sollte.

2. Die Entwicklungen und Trends der letzten Jahre in Technologie und Gesellschaft stellen das Büro 3.0 vor größere Herausforderungen, vor allem bezogen auf Attraktivität, Effizienz und Gesundheit.

Das Büro 4.0 ist attraktiv

Heutige Situation:
Als einigermaßen repräsentativ für die Attraktivität der Büro-Arbeitswelt betrachte ich den Mitarbeiter Engagement Index, den das amerikanische Beratungsunternehmen Gallup jährlich u. a. für Deutschland ermittelt. Danach haben, mit geringen Abweichungen in den letzten Jahren, jeweils etwa 85 % aller Mitarbeiter keine besondere emotionale Bindung an ihr Unternehmen oder sie haben sogar innerlich gekündigt.
(Obwohl diese Daten nicht separat für Büroarbeitsplätze erhoben werden, gehen Fachleute davon aus, dass die Ergebnisse auch repräsentativ für das Büro sind.)
Mit anderen Worten: das Büro von heute ist für die Mitarbeiter nicht besonders attraktiv.

Büro 4.0:
Als Schlüsselressourcen der Mitarbeiter gelten: Wissen + Vernetzung + Kreativität. Die heutigen Mitarbeiter weiter zu qualifizieren und geeignete neue Mitarbeiter zu finden sind zentrale Unternehmensaufgaben. Qualifizierte Fachkräfte sind in Deutschland allerdings knapp. Der Kampf um die Besten ist längst in vollem Gange. Und das wird sich in den kommenden Jahren nicht ändern, eher im Gegenteil. Im Umkehrschluss bedeutet das: die Arbeitnehmer bestimmen mehr und mehr den Bewerbungs- und Auswahlprozess. Die Ranglisten der besten Arbeitgeber aus Sicht von Studenten und Absolventen, die inzwischen regelmäßig erstellt werden, unterstreichen diesen Wandel. Siehe zum Beispiel das Top-Arbeitgeber Ranking 2017 für Wirtschaftswissenschaftler
https://studierende.deutschlands100.de/top-arbeitgeber/top-arbeitgeber-ranking/ranking-business.html
Um gute Kandidaten zu überzeugen und gute Mitarbeiter zu halten, muss das Unternehmen von ihnen als attraktiv wahrgenommen werden. Dabei geht es nicht nur um das allgemeine Image eines Unternehmens, sondern vor allem um das reale Arbeitsumfeld. Es muss den Wünschen und Erwartungen der Beschäftigten möglichst optimal entsprechen, und natürlich auch die Schlüsselressourcen unterstützen und fördern. Das bedeutet: In allen Bereichen des Büros der Zukunft, dem physischen Umfeld, der Informations- und Kommunikationstechnik und der Arbeitskultur, sind die Unternehmen stark gefordert.

Das Büro 4.0 ist effizient

Heutige Situation:
Als einen Indikator für die heutige Effizienz im Büro wähle ich die leider viel zu selten ermittelte Arbeitszeitverschwendung. In den mir bekannten Quellen wird letztere mit 30 % bis 40 % angegeben (33 %, Fraunhofer und Kaizen Institut, Lean Office 2006 // 40 %, AKAD University Leipzig, 2013)
Hohe Nacharbeitsraten im Büro von deutlich über 5 % verstärken noch den Eindruck mangelhafter Effizienz in der heutigen Büroarbeitswelt. Das ist übrigens nicht nur unbefriedigend für die Arbeitgeber, sondern genauso für die Arbeitnehmer. Und dieser Tatbestand verringert die Attraktivität des Arbeitsumfeldes deutlich.

Büro 4.0:
Der Löwenanteil der Arbeitszeitverschwendung, die nicht nur teuer ist, sondern auch den Zeitdruck und damit Stress der Beschäftigten maßgeblich verstärkt, entsteht in den Bereichen Kommunikation, Zusammenarbeit und Informationssuche. Bei den kaum strukturierbaren Prozessen Verschwendung vollständig zu beseitigen, wird nicht gehen. Aber sie mindestens auf einen niedrigen zweistelligen Prozentsatz zu reduzieren, scheint möglich. Hierfür sind aber vor allem optimale informationstechnische Voraussetzungen zu schaffen. Software spielt dabei eine besondere Rolle. Die teamS GmbH in Hamburg zum Beispiel entwickelt Büro 4.0 Software (https://youtu.be/Om94zmhBe8g). In dieser Software geht es auf Basis eines innovativen Konzepts nicht vorrangig darum, die heutigen Probleme zu mindern, sondern sie gar nicht erst auftreten zu lassen.
Die Motivation der Bürobeschäftigten – siehe auch oben die Ausführungen zum Engagement Index – wirkt sich ebenfalls auf die Effizienz aus. Für Motivation sind wiederum ein gutes soziales Umfeld und die vom Einzelnen wahrgenommene Wertschätzung wichtige Voraussetzungen.

Das Büro 4.0 ist gesund

Heutige Situation:
Ein hoher Prozentsatz der Büro-Beschäftigten klagt in Umfragen über Stress, Lärm und andere gesundheitliche Beeinträchtigungen. Als Ursachen werden häufig genannt: E-Mail Flut, hoher Zeitdruck, Überlastung, ständige Unterbrechungen, schlechte Führung, fehlende Wertschätzung und andere Probleme im sozialen Umfeld der Beschäftigten.
Besonders brisant ist die Entwicklung bei psychischen Erkrankungen. Derzeit wird jeder Beschäftigte durchschnittlich zwei Arbeitstage pro Jahr aus psychischen Ursachen krankgeschrieben. Pro Jahr werden 80.000 Beschäftigte (aus allen Tätigkeitsbereichen), Durchschnittsalter 49 Jahre, aufgrund psychischer Ursachen frühverrentet – mit steigender Tendenz.

Büro 4.0:
Laut Definition der WHO von 1948 ist „Gesundheit ein Zustand des völligen körperlichen, seelischen und sozialen Wohlbefindens und nicht nur das Freisein von Krankheit und Gebrechen.“
Gesundheit ist zutiefst individuell. Das macht es auch vergleichsweise schwierig, den Erwartungen und Anforderungen möglichst jedes Einzelnen gerecht zu werden. Aber genau darum geht es.
Soweit es ein gesundes physisches Arbeitsumfeld der Beschäftigten betrifft, ist diese Aufgabe angesichts eines hervorragenden Angebots am Markt vergleichsweise einfach. Die tatsächliche Büroraumgestaltung und -ausstattung ist eher eine Frage der Investitionsfähigkeit bzw. –bereitschaft der Unternehmen.
Schwieriger ist es beim psychisch-emotionalen Arbeitsumfeld und dem vom WHO formulierten „Wohlbefinden“. Schon heute haben die Beschäftigten hohe Erwartungen an die Führungskräfte und das soziale Arbeitsumfeld. Zunehmend in den Vordergrund rückt die individuelle psychische Widerstandsfähigkeit, die Resilienz https://de.wikipedia.org/wiki/Resilienz_(Psychologie) Auch wenn einige besser mit Stress, eintöniger Arbeit oder mangelnder Wertschätzung zurechtkommen, ist im Büro 4.0 das Gegenteil angesagt. Um möglichst schon die Ursachen negativer Auswirkungen zu bekämpfen, sind z. B. in der Informationstechnik neue Konzepte gefragt: Weg von den vielen PC-basierten individuellen Apps! – Hin zu Datenbank-basierten, für Teamarbeit und mobiles Arbeiten optimierte Lösungen!

Fazit:
Die aufgezeigten Herausforderungen der zukünftigen Büroarbeitswelt sind Teil der gesamten Herausforderungen einer digitalen Transformation. In den meisten Unternehmen entfällt der weit größere Teil der Personalkosten und auch der Wertschöpfung auf die Büroarbeitsplätze. Je eher sich Ihr Unternehmen den hier skizzierten Herausforderungen des Büros 4.0 stellt und diese bewältigt, umso besser sind Sie gerüstet für den Wettbewerb in unserer zunehmend digitalisierten Welt. Dabei unterstützen wir Sie gern. 

Schauen Sie auch unter www.buero4-0.de
Hier wird das Thema Büro 4.0 nochmal ausführlicher beschrieben.

Ludger Grevenkamp
6. Februar 2018